Как правильно организовать в компании электронный документооборот
Компании
04.07.2018 13:22

Как правильно организовать в компании электронный документооборот

Все больше компаний в последнее время изъявляют желание перейти на электронный документооборот. У этого метода хранения документов есть масса несомненных преимуществ: значительная экономия на бумаге, чернилах для принтера, оргтехнике, пространстве для хранения документации; удобство пользования, возможность настраивать доступ к документам для каждого сотрудника в зависимости от его прав; экономия времени на поиск и перемещение документов. Дополнительным плюсом для тех, кто заботится о природе, является экологичность такого подхода.

Как понять, правильно ли организован в вашей компании электронный документооборот? Задайте себе вопрос, где хранятся нужные для работы файлы и как они ищутся в случае необходимости. Если хранятся они у каждого сотрудника на личном компьютере, при необходимости ищутся где-нибудь в электронной почте или в облачных хранилищах, существуют во множестве копий и занимают лишнее дисковое пространство, то документооборот у вас организован неправильно. В этом случае вам может помочь архивная компания в Москве www.archiv.ru, которая возьмет на себя заботы по его организации, сканированию и индексированию документов, разработке системы работы с ними.

В основе правильного электронного документооборота должен лежать оцифрованный и систематизированный архив, в котором легко в считанные секунды найти любой нужный файл. Для этого все важные документы сначала сканируются (современные сканеры позволяют обрабатывать большой объем документации за короткое время), затем их содержание распознается при помощи специальных программ и индексируется. Это делается для облегчения поиска по ключевым словам, содержащимся в тексте документа. Современные программы позволяют также настраивать поиск по любым важным для вас критериям (дате, поставщику, подрядчику и т.п.). Затем файлы сохраняются в удобном для работы формате и размещаются в определенном порядке на дисковых пространствах компании. Каждому присваивается уникальный номер. Также для сохранения конфиденциальности можно настроить права доступа каждого из сотрудников к определенным документам.

В дальнейшем важно также своевременно заносить в архив новые документы, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии. Правильно организованный электронный архив делает работу с документацией простой, легкой и удобной, значительно экономит время и силы сотрудников компании.

 

Читают:

article thumbnailЛесопромышленная продукция попадет под обязательную маркировку

Премьер-министр Дмитрий Медведев по итогам совещания об охране и защите лесов и глубокой переработке древесины, прошедшем 20 июля в Петрозаводске, подписал ряд поручений министерствам и ведо [ ... ]