Как оценить затраты на печать документов? Как эти затраты снизить, на что обратить внимание? Необходимо обратить внимание на заправку картриджей и аутсорсинг печати. Подробнее в статье.

Подчас самым сложным в анализе эффективности работы компании является оценка вспомогательной деятельности. Неспециалисту сложно определить, насколько оправданы расходы на IT инфраструктуру, включая такую затратную составляющую, как печатно-копировальная техника.

На сегодняшний день в среднем любая компания тратит на копирование до 5% годового бюджета. Возникают два важнейших вопроса:

     Как снизить затраты на расходные материалы?

   Как контролировать весь «бумажный поток» компании, если она имеет сложную структуру?

Решение обоих вопросов связано с проблемой выработки прозрачной системы офисной печати. Как же снизить расходы?

Заправка картриджей: снижаем цену копии в 5 раз

Несомненно, производителю копировальной техники выгоден миф об одноразовом использовании картриджа. Обычно фирма снижает стоимость на принтер и повышает на расходник. Однажды купив недорогой МФУ, владелец каждые 3-4 месяца (в зависимости от объема печати) вынужден будет покупать дорогой картридж.

Причем стоимость последнего в среднем составляет от 50 до 60% от стоимости самого принтера. Подобным образом производители с лихвой компенсируют свою «расточительность» при установке цен на технику.

Приведем примеры (данные взяты средние из цен, представленных в интернет):

• Samsung SCX-3405 стоит 4800 руб, цена картриджа 2890 руб при емкости 1500 страниц
• Canon i-SENSYS MF3010 стоит 5500 руб, цена картриджа 2212 руб при емкости 1600 страниц
• HP LaserJet Pro M1132 MFP стоит 6286 руб, цена картриджа 2681 руб при емкости 1600 страниц

Практика показывает, что одноразовое использование картриджа крайне нерационально. В среднем его рабочий цикл состоит из 3-х процедур заправки и одного восстановления. К примеру, картридж hp выдерживает до 8-и заправок, с обязательными восстановительными работами в сервисном центре.

На сегодняшний день заправка картриджа в центрах обходится в 6-7 раз дешевле, чем покупка нового, а стоимость копии снижается с 1,80 руб. до 60 коп (данные предоставлены www.admis.ru). Вы выигрываете в цене при сохранении качества. Выбор очевиден.

Купить картридж: профессиональный выбор

После полного исчерпания ресурса картриджа встает вопрос о покупке нового. В этом случае следует знать, что представляет собой современный рынок расходников для принтеров:

• оригинальный – производится фирмой-изготовителем принтеров;
• лицензионный – производится по лицензии (по стоимости не уступает оригинальным);
• совместимый – производится фирмой, изготавливающей картриджи по собственным технологиям, подходящие по техническим характеристикам к конкретным моделям (дешевле оригинальных);
• восстановленный – созданный в результате программы утилизации (чаще всего это картриджи, предлагаемые как совместимые, к примеру на www.admis.ru представлены как совместимые, так и восстановленные картриджи);
• перезаправляемый – совместимый картридж, созданный с целью многоразовых заправок.
• подделка – картридж, полностью идентичный оригинальному, продается по цене оригинального. Отличить сможет только специалист (даже голограмма на коробке полностью соответствует оригиналу).

В данном случае лучшей гарантией безопасности и качества печати принтера будет обращение в специализированные центры, занимающиеся продажей картриджей.

Во-первых, исчезнет риск покупки подделки по высокой цене. Во-вторых, вы не подвергнете принтер опасности работы с несовместимым механизмом.

Аутсорсинг печати: повышаем прозрачность и снижаем издержки

Многие фирмы при оптимизации IT инфраструктуры не учитывают количество печатно-копировальной техники и не регламентируют поток документов. Если спросить финансового директора компании, какова стоимость одного отпечатка и сколько в среднем проходит листов через все принтеры за один день, то, скорее, это вопрос поставит его в тупик. К сожалению, печать – один из видов деятельности, который крайне сложно поддается учету.

Рациональным способом минимизации расходов и создания прозрачной структуры офисной печати может стать аутсорсинг печати. В этом случае компания предоставляет обеспечение печатно-копировальной техники расходными материалами сторонней организации.

Как показывает практика, данная услуга получает широкое распространение в России, благодаря высоким экономическим показателям. Так, компании, заключившие договор на покопийное обслуживание (pay per copy – плату за каждую копию), отмечают снижение затрат на 20-30% в год.

При подготовке материала консультация предоставлена компанией АДМИС (www.admis.ru).